Электронный документооборот (ЭДО) помогает предпринимателям отказаться от бумажных документов и снизить расходы, повышает прозрачность процессов и ускоряет принятие решений, но, несмотря на очевидные преимущества, многие все еще опасаются переходить на него. Вместе с экспертами МТС разбираемся, насколько оправданы эти страхи, какие риски несет ЭДО, и как помогает сэкономить.
Зачем переходить на ЭДО, если и так все работает?
Электронный документооборот (ЭДО) — это реальный инструмент, который снижает операционные расходы на печать, логистику и хранение документов, повышает прозрачность бизнес-процессов в компании и ускоряет принятие решений на всех уровнях — и в итоге позволяет увеличить маржинальность любого бизнеса независимо от масштаба и сферы, в которой он развивается.
Сколько можно сэкономить с ЭДО?
На изготовление, подписание и передачу одного бумажного комплекта документов среднее предприятие тратит около 151 рубля, тогда как электронный комплект обычно обходится в сумму около 7 рублей. Предприятия, которые перейдут на ЭДО, сократят траты на расходные материалы и логистику как минимум в 21 раз, а в зависимости от вида бизнеса и масштаба документооборота экономия может достигать и больших пределов.
Не будет ли ЭДО замедлять отлаженные бизнес-процессы?
Наоборот - ЭДО существенно ускоряет процессы. По расчётам МТС, клиенты в сфере IT и телекома, воспользовавшись услугой, в шесть раз ускоряют поступление платежей, на 88% сокращают процесс согласования и доставки документов для контрагентов. Банки и ретейлеры в два раза расширяют спектр оказываемых услуг для географически удалённых клиентов и на 54% сокращают количество ошибок из-за ручного ввода данных. А клиенты из ТЭК и автопрома могут в три раза сократить время на отслеживание хода документов и на 40% быстрее корректировать документы в режиме онлайн без необходимости бумажного дублирования.
Зачем ИП нужно ЭДО
Любой ИП заинтересован экономить на расходах и держать их на максимально низком уровне. При этом большинство предпринимателей регулярно взаимодействуют с крупным и средним бизнесом (модель B2B) и тонут в бумагах из-за необходимости поддерживать двусторонний документооборот. Переход на ЭДО сокращает постоянно растущие издержки и операционные затраты, зачастую не относящиеся к основному бизнесу ИП, а без этого невозможно вырасти в малый бизнес и продолжать развиваться в бизнес среднего и крупного сегмента.
Какие бумажные документы можно заменить электронными?
Абсолютно все, так как ЭДО является юридически значимым и, соответственно, позволяет обмениваться юридически значимыми документами. Чтобы документ в электронном виде получил статус юридически значимого, нужно использовать электронную подпись. Обмениваться электронными документами можно как внутри компании, так и с внешними партнёрами — клиентами, поставщиками и контрагентами. В электронном виде можно передавать счёта, счета-фактуры, акты выполненных работ, УПД и другие типы документов.
Насколько безопасно использовать ЭДО?
Использование электронного документооборота даже безопаснее, чем бумажного. Все документы подписываются электронной подписью с использованием средств криптографической защиты информации, что исключает возможность утечки данных. Кроме того, компания сможет регулировать доступ сотрудников к электронным документам, а также вести учёт входящих и исходящих документов, систематизировать их и использовать удобную систему поиска документов в архиве.
Как много времени потребует обучение сотрудников?
Принципы обмена электронными документами аналогичны принципам обмена бумажными документами, поэтому нет необходимости дополнительно обучать сотрудников. ЭДО похож на электронную почту, ориентироваться в нём легко и удобно, весь функционал можно освоить будет за пару часов.
С какими компаниями можно обмениваться документами в рамках ЭДО?
Компания, которая перешла на ЭДО, может обмениваться документами с любой организацией. Если же кого-то из партнёров или контрагентов не окажется в списке доступных к взаимодействию, можно пригласить его в безбумажное будущее посредством внутренней функции системы «Пригласить в ЭДО». Например, обмениваться документами в электронном виде можно с МТС.
Какой ЭДО выбрать?
Необходимо, чтобы ЭДО был сертифицирован в Федеральной налоговой службе (ФНС). Список организаций — операторов ЭДО опубликован на сайте ФНС.
В чём удобство ЭДО?
- ЭДО позволяет получать и отправлять оригиналы документов за несколько секунд.
- Массово подписывать документы в «один клик» с компьютера или смартфона.
- Снизить расходы на делопроизводство и содержание архивов.
- Всегда своевременно предоставлять документы в ФНС, получать вычеты по НДС по итогам периода, в котором совершена сделка.
Как через ЭДО обмениваться документами с МТС?
В личном кабинете вашего оператора ЭДО примите приглашение от МТС на установление взаимодействия. Можно также самостоятельно направить подобную заявку в адрес МТС. После этого необходимо подтвердить новый способ получения документов. Проще всего это сделать через сервис «Виртуальный менеджер»: зайдите в раздел «ЭДО» → «Установка метода доставки ЭДО».
